Dit jaar heeft de Rekenkamer de reorganisatie “Slank en Hoogwaardig” onderzocht. Aanleiding voor het onderzoek waren vragen die bij gemeenteraadsleden en bij de Rekenkamer leefden of de personeelsreductie inmiddels was gerealiseerd en hoe ver het hoogwaardiger worden van de organisatie was gevorderd. Naar aanleiding van haar onderzoek heeft de Rekenkamer drie aanbevelingen gedaan, die de Raad in de vergadering van 13 juli 2016 heeft overgenomen.
In lijn met de aanbevelingen ligt in 2017 de focus op:

1. Werken aan een veilig en gezond werkklimaat;
2. Inzetten op een verlaging van de werkdruk, onder andere door efficiency;
3. Wendbare en flexibele organisatie: mobiliteit, gesprekscyclus en Hilversum Academie;
4.  Aantrekkelijk werkgeverschap;
5. Managementinformatie (dashboard) en een communicatieplan.

Toelichting:
Ad a. Werken aan een veilig en gezond werkklimaat: een gezond en veilig werkklimaat leidt tot gezonde en gemotiveerde werknemers. Werknemers die gezond en veilig werken, zijn minder vaak ziek, overspannen of arbeidsongeschikt. Zij zijn gemotiveerder en presteren doorgaans beter. Het is belangrijk dat de gemeente Hilversum hierop een structureel, adequaat en up-to-date arbobeleid  voert. Daarin komt onder andere de uitwerking van het aspect sociale veiligheid, een speerpunt in 2016, binnen onze organisatie aan de orde.
Ad b. Inzetten op een verlaging van de werkdruk, onder andere door efficiency: In 2017 willen wij de efficiency verhogen door het verder professionaliseren en uitbouwen van de digitalisering van onze (werk)processen. Tevens onderzoeken wij of wij bepaalde taken en werkzaamheden niet meer, of op een andere wijze kunnen uitvoeren. .
Ad c. Wendbare en flexibele organisatie: We ontwikkelen medewerkers en managers voortdurend om hen de vereiste kennis en vaardigheden bij te brengen om daarmee de doelen van de organisatie en die van de individuele medewerker/manager te behalen. Dit leidt tot de volgende drie HR projecten:

1. Hilversum Academie

De Hilversum Academie faciliteert het investeren in medewerkers door een concernbreed leerprogramma aan te bieden, dat bijdraagt aan de gewenste ontwikkelrichting van onze organisatie.
Dit is een pakket van E-learning mogelijkheden en een pakket van in-company trainingen voor medewerkers en teams.

2. Gesprekscyclus

De professionele bijdrage en ontwikkeling van de medewerkers in de gemeente Hilversum staat centraal in de organisatieontwikkeling. De bedoeling van de gesprekscyclus is om, naast de reguliere contactmomenten tussen medewerker en leidinggevende, vaste en expliciete momenten in het jaar te hebben, waarin de prestaties, ontwikkeling en ambities van de medewerker centraal staan. De gesprekscyclus zet aan tot het goede gesprek en geeft inzicht in individuele ontwikkelingsmogelijk-heden en leidt tot de juiste medewerker op de juiste plek. De gesprekscyclus is geïmplementeerd.
Nu gaat het om het verder verbeteren van de kwaliteit van de gesprekken en de borging ervan.

3. Mobiliteit

Mobiliteit ligt zowel bij de medewerker als de leidinggevende. Maar uiteindelijk is het vooral de medewerker zelf die verantwoordelijk is voor de stappen die hij of zij zet. Alleen als de medewerker zelf bereid is om te investeren en te leren, zal er positieve beweging ontstaan. De leidinggevende is hierin een belangrijke partner die kansen creëert, weet wat er speelt in de organisatie en de behoeften van zijn medewerker kent.
HR houdt mobiliteit onder de aandacht van het management en is sparringpartner. Daarnaast biedt HR het beleidskader, heeft de regie over de mobiliteit bevorderende tools en ondersteunt hierin in de praktijk. Tot slot zorgt HR in samenwerking met het team Rapportages voor de periodieke monitoring mobiliteit en terugkoppeling van de HR-informatie en statistieken naar  de organisatie.

Ad d. Aantrekkelijk werkgeverschap: We richten ons op zowel behoud van huidige medewerkers als op het aantrekken van potentiële medewerkers door de aantrekkelijkheid van onze organisatie zichtbaar te maken. HR zal bij werving en selectie een leidende rol spelen.

Aantrekkelijk werkgeverschap
Het op tijd beschikken over voldoende gekwalificeerd personeel door een aantrekkelijke werkgever te zijn voor nieuw talenten. HR adviseert over een goed arbeidsvoorwaardenpakket voor medewerkers binnen de mogelijkheden van onze CAR/UWO en ontwikkelt personeelsinstrumenten die faciliterend zijn voor een aantrekkelijk werkgeverschap, zoals:

• Werving en selectie. Onder andere het aantrekken van jong talent om daarmee  een qua leeftijd evenwichtige organisatieopbouw van medewerkers te realiseren;
• Ontwikkeling en opleiding (zoals de Hilversum Academie);
• Mobiliteit (zie toelichting punt 3 Mobiliteit).

Ad e. Management informatie voorziening: We streven naar een constante verbetering in de dienstverlening van HR door het waarborgen van efficiënte, zoveel mogelijk gedigitaliseerde, administratieve processen en een goed personeelsbeleid met aandacht voor werkklimaat en werkomstandigheden. Zodat we medewerkers en managers op een eenduidige manier hoogwaardig HR advies geven. Daarnaast zal HR   intensief communiceren  over onderwerpen als gesprekscyclus, mobiliteit en Hilversum Academie.

Sociaal werkgeverschap
De gemeente Hilversum heeft als dienstverlener in het kader van de Participatiewet de verantwoordelijkheid om samen met ketenpartners mensen te begeleiden naar werk. Iedereen die kan werken maar daarbij ondersteuning nodig heeft, valt sinds 1 januari 2015 onder de Participatiewet en de Wet banenafspraak. De noodzakelijke verandering op de arbeidsmarkt moet lopen van bestaande uitsluiting van groepen en individuen naar het insluiten van iedereen.
Voor onze organisatie en voor ons als werkgever betekent dit: groeien naar ‘inclusief werkgeverschap’. ‘Inclusief of sociaal werkgeverschap’ is  (een) arbeid(splaats) bieden aan mensen die zich inzetten naar hun (fysieke of mentale) vermogen, zoals mensen met een functionele of medische arbeidsbeperking. Een inclusieve organisatie is een organisatie met kansen voor iedereen. Om aan zo’n organisatie te bouwen, geven wij uitvoering aan sociaal werkgeverschap met als doel dit integraal onderdeel te maken van het personeelsbeleid. Daarvoor zetten we de volgende instrumenten in:

• Proefplaatsingen voor werkzoekenden vanuit de doelgroep Participatiewet;
• Creëren van werkervaringsplaatsen gecreëerd voor werkzoekenden vanuit de doelgroep Participatiewet;
• Functiecreatie en Jobcarving (het creëren van een functie door (bij)taken uit verschillende andere functies samen te brengen tot één takenpakket, dat past bij de mogelijkheden van bijvoorbeeld een Wajonger);
• Het matchen en begeleiden van kandidaten.

Daarnaast bouwen we aan een cultuur waarin we professioneel (willen leren) samenwerken met een divers samengestelde groep medewerkers, met of zonder zichtbare beperking.
Onze ambitie is dat de gemeente Hilversum eind 2017 tenminste 2 garantiebanen creëert in het kader van de Wet banenafspraak. Vanuit dit startpunt willen we invulling geven aan onze wettelijke taak om in 2025 te komen tot 10 plaatsingen van werkzoekenden vanuit het doelgroepenregister (dit register is gekoppeld aan de Wet banenafspraak).

De Administratieve Organisatie is het stelsel van samenhangende administratieve afspraken en maatregelen, dat ons rechtmatig handelen dient te borgen en het kader biedt voor een betrouwbare informatievoorziening gericht op sturing, beheersing, toezicht en verantwoording. Hiermee vormt de Administratieve Organisatie de grondslag voor de in- en externe controle.

Een aantal ontwikkelingen maakt het noodzakelijk de Administratieve Organisatie en de Interne Controlefunctie te actualiseren. Zo is de accountantscontrole geïntensiveerd naar aanleiding van het verslag van bevindingen van Ernst & Young (EY) op de jaarstukken 2015.
Ook zijn de taken in het Sociaal Domein fors gegroeid, archiveren we digitaal en hebben we als gevolg van ‘Slank en Hoogwaardig’ de organisatiestructuur (van directiemodel tot de  matrixorganisatie) inclusief het functiehuis aangepast. Daarnaast spelen recente en komende wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording een rol, net zoals de toegenomen aandacht voor risicomanagement.
In 2015 en 2016 is een eerste aanzet gegeven. Er is een Visie op Control, een richtinggevende AO/IC-notitie en een Algemeen Controle Plan opgesteld. Ook hebben we de tien financieel meest risicovolle processen geïnventariseerd. Twee van deze (risico)processen, heffen en inkoop, zijn in nauwe samenwerking met het project Wasstraat (digitaal archief) en de proceseigenaren opnieuw beschreven en voorzien van een adequate risico-analyse. In de nieuwe procesbeschrijvingen zijn  beheersingsmaatregelen ingebouwd om de geïnventariseerde risico’s te minimaliseren.
In 2017 zullen we op dezelfde manier actief aan de slag gaan met de overige acht, financieel meest risicovolle processen.

De voorgenomen wijzigingen in de Interne Controle richten zich in 2017 vooral op een verschuiving van gegevensgerichte controle achteraf, naar systeemgerichte controle vooraf. Omdat we verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie wensen te leggen, zullen we de Interne Controle-in-de-lijn introduceren, waarbij de proceseigenaren zelf het bestaan en werking van de Administratieve Organisatie en de getrouwheid van de informatievoorziening toetsen. Dit is in lijn met de aanbeveling van de accountant bij de jaarstukken 2015, namelijk dat de controle zich nog meer dient te verplaatsen naar de vakinhoudelijke afdelingen zelf. Op concernniveau introduceren we direct onder de concerncontroller het zogenaamde VIC-team, dat de Verbijzonderde Interne Controles zal uitvoeren (toets op de IC-in-de-lijn) en  waar dat nodig is ook aanvullende gegevensgerichte controles verricht. Verder zal dit VIC-team de richtlijnen voor de IC-in-de-lijn opstellen en bewaken.

Het bovenstaande richt zich vooral op ‘gaat het goed of gaat het fout?’ in relatie tot de begrippen rechtmatigheid en getrouwheid. In het kader van de lerende organisatie willen we de zogenaamde kwaliteitsaudits (her)-introduceren, eventueel in combinatie met de verbijzonderde interne controles. De kwaliteitsaudits zullen we in nauw overleg en in samenwerking met de proceseigenaren uitvoeren. Waarbij we ons met name richten op ‘kan het anders en kan het beter?’, in relatie tot de begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid. De uitkomsten van de kwaliteitsaudits zullen we vanaf 2018 gebruiken voor een kwalitatief betere opzet van de Administratieve Organisatie.

Als gevolg van nieuwe (Europese) privacywetgeving moet onze organisatie in 2018 een onafhankelijke ‘privacy officer’ hebben. Vooruitlopend op de wetgeving hebben we deze rol voor de jaren 2016 en 2017 tijdelijk ingevuld, om daarmee een verbeterslag te kunnen maken en ons goed voor te kunnen bereiden op deze nieuwe wetgeving. In 2017 gaan we ons inzetten om samen met de regiogemeenten deze functie structureel in te vullen. Dit maakt een fulltime functie mogelijk en vergroot de noodzakelijke onafhankelijkheid van de functionaris. Mocht regionale invulling niet slagen, dan vullen we de rol binnen onze gemeentelijke organisatie zelf in.
In 2016 hebben we door middel van kennistoetsen, workshops, phishing testen en mystery guests een proef gedaan met het voeren van een uitgebreide bewustwordingscampagne informatie-veiligheid en privacy. Op basis van de positieve ervaringen hieruit en de noodzaak om scherp te blijven op deze onderwerpen, hanteren we deze initiatieven vanaf 2017 als een structurele activiteit.
Op basis van  deze veranderingen hebben we in de Begroting 2017 een budget gereserveerd voor informatieveiligheid: voor de inhuur van de functionaris, de bewustwordingscampagne en de jaarlijks uit te voeren (externe) audits.
De onderwerpen informatiebeheer en informatieveiligheid zullen we nader uitwerken in ons jaarlijkse verslag en het Verbeterplan informatiebeheer en informatieveiligheid dat begin 2017 gereed is (zie Archiefverordening 2013 en het Informatiebeveiligingsbeleid 2015-2018).

In 2017 zullen een aantal investeringen worden gedaan om de continuïteit van de bedrijfsvoering beter te kunnen garanderen. Dat doen we door de bedrijfszekerheid van de serverruimten te verhogen en de bekabeling in het raadhuis te vernieuwen. Vanuit het oogpunt van continuïteit gaan we ook aan de slag met het implementeren van de overgang naar Windows 10 en Office 2016.
We zijn sinds 2015 bezig met een meerjarig verbeterplan voor informatiebeheer en informatie-veiligheid (waaronder privacy). Ook in 2017 nemen we aanvullende maatregelen die het veilig bewaren en gebruiken van informatie bevorderen. Denk hierbij aan een verbeterde ICT-inrichting om daarmee de privacy binnen de systemen beter te kunnen garanderen.
Tot slot verkennen we met de regiogemeenten de toegevoegde waarde van samenwerking op ICT-gebied. Denk hierbij aan activiteiten als het gezamenlijk inkopen van hardware, gezamenlijke serverruimten, en de uitwisseling van personeel en kennis.  

Onderstaand een overzicht van de personele bezetting en de personele lasten van de totale organisatie.

Toelichting
Het aantal fte’s daalt in 2017 ten opzichte van 2016 met 2,63 fte. Dit wordt veroorzaakt door de detachering als gevolg van de uitbesteding van de gemeentelijke sporthallen en de oprichting van de Stichting Crematorium en Begraafplaatsen, en daarnaast de afname van fte's als gevolg van de taakstellende reductie tot en met 2020. Tevens is er in de begroting 5 fte’s voor de flexibele schil opgenomen, welke gedekt worden uit korting op budgetten voor de tijdelijke inhuur van personeel en 5 fte’s voor de uitvoering van nieuwe plannen.